調整

例：エージェントを使用して文書を削除し、アーカイブする
エージェントを使用して、文書を削除およびアーカイブすることができます。

例 1：更新日に基づいて文書をアーカイブするエージェント

次の選択内容で作成されるエージェントは、61 日以上前に更新されたすべての文書を、アクティブなデータベースから ARCHIVE.NSF というファイル名のアーカイブデータベースにコピーします。すべての文書のコピーが完了すると、エージェントはアーカイブした文書をアクティブなデータベースから削除します。

表 1. 例 - エージェント 1
設定選択
指定したエージェントの実行時期毎月
実行する文書データベースのすべての文書

アクションの追加: @関数式

作成してからの日数が 60 日を超える文書を検索

実行シンプルアクション: データベース ARCHIVE.NSF にコピー

シンプルアクション: データベースから削除

フィールドの状態に基づいて文書をアーカイブするエージェント

次の選択内容で作成されるエージェントは、毎週、[ステータス] フィールドが [終了] に設定されているすべての文書を、アクティブなデータベースから ARCHIVE.NSF というファイル名のアーカイブデータベースにコピーします。次にエージェントは、アーカイブした文書をアクティブなデータベースから削除します。

表 2. 例 - エージェント 2
設定選択
指定したエージェントの実行時期毎週
実行する文書データベースのすべての文書

条件: フィールドにより検索

[ステータス] フィールドに「終了」が設定されている文書を検索

実行アクションの追加: データベース ARCHIVE.NSF にコピー

アクションの追加: データベースから削除

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エージェントを使用して文書を削除およびアーカイブする